Assistant / Assistante de direction

Vous assurez, au sein d'une équipe de deux collaborateurs(trices), le secrétariat et la gestion administrative de l'ensemble des directions de la Mairie.
Vous êtes chargé(e) d'apporter un appui permanent et proactif dans l'organisation des activités professionnelles et d'assurer une fonction ressource pour garantir le respect des échéances et la qualité des documents produits par les directions métiers.
Les directions concernées sont l'urbanisme, la commande publique, les affaires financières la direction générale des services et la direction générale adjointe.

Missions principales :
Organiser l'activité professionnelle de la Direction Générale
- Assurer le secrétariat de la Direction Générale ;
- Maitriser et faire respecter les processus de charte graphique sur tout document produit par l'ensemble des directions et de courrier pour apporter réponse à l'ensemble des documents ;
- Arbitrer le format de réunions (participants, lieu ou visio-conférence.) pour optimiser le temps de chacun ;
- Prendre des notes, élaborer des comptes rendus et mettre en forme tout type de courriers et documents ;
- Structurer le classement quotidien
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ;
- Assurer la gestion des fournitures administratives des directions concernées.
- Enregistrer et distribuer le courrier aux services
Missions secondaires :
Assurer une fonction ressource pour le bon fonctionnement des directions :
- Assurer la gestion des documents administratifs (départ et arrivée) et la gestion des parapheurs soumis à la signature dans le respect des processus décisionnel (notes, courriers, courriers signalés, demandes signalées, rapports.) ;
- Préparer et organiser les réunions de comités de direction, comité de direction élargi et comité de coordination ainsi que les prestations d'accueil et de suivi logistique associée (convocation, préparation des dossiers, rédaction de comptes rendus et diffusion après validation.) ;
- Exploiter les tableaux de suivi d'activité du service (courriers réservés, demandes signalées, plan de mandat projet) ;
- Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;
- S'inscrire dans le projet de service de la direction générale et intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités ;
- Accompagner les collaborateurs lors de certaines réunions avec les partenaires (CCO, OT, SATA, .), en fonction des besoins, et rédiger les comptes rendus.

Profil recherché
Compétences générales requises :
Baccalauréat ou niveau bac avec une expérience d'assistant de direction de 12 mois (optionnel)

Savoir et Savoir-faire
- Maitrise des outils de messagerie et de des outils de bureautique ;
- Capacité rédactionnelle sur des documents élaborés (notes, courriers, rapports.) ;
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
- Maitrise des techniques d'accueil physique et téléphonique.

Savoir être
Autonomie et responsabilité :
- Rigueur, méthode et organisation dans le travail ;
- Sens de la confidentialité et de la discrétion ;
- Capacités à prendre des initiatives ;
- Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
- Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence.

Durée du travail, conditions et rémunération :

- Par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle, poste à l'année à pourvoir à partir du 07 juillet 2025
- Temps complet 37,5h hebdomadaire sur 5 jours de travail
Horaires réguliers, travail en journée
Contraintes éventuelles liées au poste :
Réunions exceptionnelles en soirée
Rythme de travail souple nécessitant une grande disponibilité
- Cadre statutaire : catégorie B, filière administrative, rédacteur
- A partir de 1950 € net mensuel et selon expérience,
- Primes : 13ème mois et/ou CIA
- Chèques déjeuners
- Avantages avec l'Amicale du p